1. Rekisterin pitäjä
Riihimäen kaupunki
PL 125 (Eteläinen Asemakatu 2)
11101 Riihimäki
Vaihde: 019 758 4000
Sähköposti: kirjaamo@riihimaki.fi
Kaupungin tietosuojavastaavan sähköpostiosoite on: tietosuoja@riihimaki.fi
Rekisteristä vastaava viranhaltija
Hallintojohtaja
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Hallintopäällikkö Jarkko Luukkonen
p. 050 5129034
jarkko.luukkonen@riihimaki.fi
3. Rekisterin nimi
Ceepos-verkkokaupan asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään muun muassa tilausten toimittamisen, maksujen oikean kohdistamisen, asiakkaan ja/tai asiakkaan ilmoittaman henkilön tunnistamisen, asiakkaan asiointihistorian ja asiointioikeuksien todentamisen, raportoinnin sekä markkinoinnin vuoksi.
Ohjelmiston käyttäjistä kerätään tietoja käyttöoikeuksien määrittelemiseksi sekä käytön valvomiseksi. Ohjelmisto luo henkilötietoja sisältäviä lokitietoja ohjelmiston käyttöhistorian ja ongelmatapausten selvitystarpeita varten.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia henkilötietoja ovat:
Yleinen asiakasrekisteri: asiakasnumero, nimi, lähiosoite, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tilaushistoria, käyttäjätunnus ja suoramarkkinointilupa.
Tilausrekisteri: Yhteystiedot, tilatut tuotteet.
Asiakaskortit/-tunnisteet: korttinumero ja pin-tunnus.
Ilmoittautumiset: Ilmoitettavan nimi, yhteystiedot, terveystiedot (allergiat ja muut rajoitteet), huoltajan tiedot.
Postituslistat: Sähköpostiosoite.
Henkilötietoja säilytetään rekistereissä, kunnes niiden säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Laskutustiedot säilytetään kirjanpitolain vaatiman ajan ja varaustiedot säilytetään 2 vuotta viimeisen varauksen päättymisestä. Säilytysaika perustuu organisaation omaan päätökseen.
Tilaustiedot säilytetään, kunnes poistot tehdään manuaalisesti tai ajastetusti. Sähköiset kuittihistoriat säilytetään, kunnes poistot tehdään manuaalisesti, mutta kuitenkin vähintään kuusi vuotta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Maksutapahtumia liittymien kautta välittävät ulkoiset järjestelmät, jotka ovat integroituneet verkkokauppaan. Pääsääntöisenä tietolähteenä ovat verkkokaupan asiakkaat tehdessään tilauksia, ilmoittautumisia ja maksaessaan verkkomaksujaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin pitäjän muihin järjestelmiin, kuten kassajärjestelmä, kirjanpito, laskutus, kulunvalvonta. Maksupalveluntarjoajasta riippuen tilauksen maksamisen yhteydessä maksujärjestelmään välitetään asiakkaan yhteystietoja ongelmatilanteiden ja maksujen palauttamisen helpottamiseksi.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Ohjelmiston ylläpito on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä käyttäjäryhmäkohtaisin käyttöoikeuksin. Tietokannassa olevat tiedot on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla ja tiedon käsittely on rajattu vain verkkokauppajärjestelmän käytettäväksi. Levyille tallennetut tiedot on suojattu käyttöjärjestelmätason käyttöoikeuksin. Kaikki tietoliikenne järjestelmäntoimittajan järjestelmien sekä verkkokaupan ja maksupalveluntarjoajan välillä tapahtuu SSL-suojattuna.
Verkkokauppapalvelimen huoltoyhteys on sallittu vain palvelin- ja järjestelmätoimittajille. Ohjelmiston toimittajalla on täysi pääsy kaiken kerätyn tiedon tarkasteluun ja poistamiseen.
10. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä sähköisesti tai kirjallisesti ja osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista. Pyynnöt tulee osoittaa sähköisesti tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
13. Tämän selosteen muuttaminen
Pidätämme oikeuden muuttaa tätä selostetta päivitystarpeen ilmetessä.
Seloste on laadittu 14.10.2024 Riihimäellä.
